Fakturownia

Integracja składa się z dwóch części. Tutaj, w Integracjach, łączysz konto Fakturowni i ustawiasz zasady wystawiania. W obiegu decydujesz, kiedy powstaje faktura: na przykład po opłaceniu zamówienia, razem z wysłaniem PDF do klienta. Obieg nie zawiera żadnego tokenu ani przełącznika trybu, więc nie da się przez pomyłkę wystawić prawdziwej faktury z obiegu, który ktoś skopiował do testów.

Tryb testowy: konfiguracja bez skutków prawnych#

Nowa firma zawsze startuje w trybie testowym (pomarańczowy znacznik TRYB TESTOWY — tylko proformy). W tym trybie:

1. Powstają wyłącznie proformy z opisem „DOKUMENT TESTOWY … nie ma mocy prawnej”. Proforma nie jest fakturą VAT i nie trafia do KSeF.
2. Bitee nigdy nie zleca wysyłki do KSeF ani wysyłki e-maila z Fakturowni. PDF do klienta wysyła obieg, więc możesz go wysyłać na własny adres testowy.
3. Numer zamówienia jest przekazywany do Fakturowni z prefiksem TEST-, więc proforma testowa nie zablokuje późniejszej prawdziwej faktury do tego samego zamówienia.
4. Jeżeli Fakturownia mimo wszystko zwróci dokument innego rodzaju niż proforma albo zgłoszony do KSeF, obieg zatrzymuje się z alarmem zamiast iść dalej.
5. Korekta w trybie testowym tylko odrzuca proformę. Nic nie jest księgowane.

Połączenie kont#

Konto produkcyjne wypełniasz tak samo. Zapisanie tokenu produkcyjnego niczego jeszcze nie wystawia: konto zostanie użyte dopiero po przełączeniu trybu.

Tokeny są szyfrowane i działają w trybie tylko do zapisu. Po zapisie pole pokazuje kropki z dopiskiem „puste = bez zmiany”. Zostaw je puste, żeby zachować zapisany token, albo wklej nowy, żeby go wymienić.

Ustawienia dokumentów#

Numerację dokumentów zawsze nadaje Fakturownia, według ustawień Twojego konta.

Przełączenie na produkcję#

Od tej chwili obiegi wystawiają faktury VAT na koncie produkcyjnym, a strona pokazuje czerwony komunikat Tryb produkcyjny z datą włączenia. Zmiana trybu trafia do dziennika zdarzeń.

Powrót jest zawsze możliwy: Wróć do trybu testowego przełącza tryb, a Usuń tokeny kasuje oba tokeny i także przywraca tryb testowy.

Co trafia na fakturę#

• Nabywca: nazwa, adres i NIP z adresu rozliczeniowego zamówienia. NIP polski jest sprawdzany (suma kontrolna), a błędny zatrzymuje wystawienie z czytelnym komunikatem. Bez NIP dokument jest wystawiany na osobę prywatną.
• Pozycje: produkty z ilością, ceną i stawką VAT pozycji. Stawki „zw” i „0%” są rozróżniane.
• Rabaty i kody rabatowe: rozkładane proporcjonalnie na pozycje i ich stawki VAT. Suma dokumentu jest zawsze równa sumie zamówienia co do grosza, a jeśli nie da się tego uzyskać, wystawienie jest wstrzymywane.
• Dostawa i opłata za małe zamówienie: osobne pozycje ze stawką według ustawień.
• Kaucje: osobne pozycje „np”, bez rabatu.
• Waluta: dokument w walucie zamówienia. Przy walucie obcej VAT jest przeliczany na złote.
• Zamówienia dodatkowe: każde dostaje własny dokument.

Bezpieczeństwo i RODO#

• Do Fakturowni nie trafia e-mail ani telefon klienta, tylko dane wymagane na fakturze. Fakturę do klienta wysyła obieg z Twojej poczty.
• Kopia PDF w Bitee leży w prywatnym katalogu bez publicznego adresu i jest kasowana po ustawionej liczbie dni.
• Tokeny nie trafiają do historii obiegu, dziennika zdarzeń ani do Bitee AI.
• Komunikaty błędów nie zawierają danych nabywcy.

Uprawnienia#

Dostęp nadajesz w rolach i uprawnieniach na module Integracje → Fakturownia: odczyt konfiguracji oraz zmiana (zapis, test połączenia, przełączenie trybu, usunięcie tokenów). Moduł pojawia się w menu dopiero, gdy rola ma do niego prawo widoczności. Listę dokumentów zamówienia przez API odczyta osoba z prawem odczytu Fakturowni albo zamówień.